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ホムコムネット 集金代行サービス「お役立ちBLOG」

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業種別事例とお客様の声【マンションの自治会費回収の導入事例】

回収が難しい自治会の会費には
「収納代行サービスの短期利用」がとっても
便利!

今回は、マンションの自治会費の回収にホムコムネットの収納代行サービスを
導入いただいた事例をご紹介いたします。
マンションの自治会役員の方(以下Aさん)からのご相談で、
会計係として毎年年度初めに40世帯分の自治会費を回収する必要があり、その回収方法にお悩みでした。

お悩み年1回のこととはいえ、ひとりで40世帯の訪問集金は骨が折れる。留守宅ばかりで全世帯の回収までにかなりの時間がかかり、誰も会計係りになりたがらない!!

念願叶って新築の分譲マンションを購入したは良いものの、その数年後に自治会の役員になり会計係りを任されることに。着任早々、40世帯分の自治会費を回収し管理することになったそうです。しかし、自治会はボランティアの様なもので、普段は会社勤めで仕事をしています。年1回のこととはいえ、毎年4月から訪問回収を行っても、全世帯の回収が終わるまでには4ヶ月近くの時間がかかると前任の会計係りの方から引き継ぎを受け、びっくりされたそうです。もちろん、自分が長く住んでいく住居だからこそ、自治会運営もしっかりこなしたい。しかし、会計係という「お金」を預かり管理する立場となり、以下の課題を抱えていました。

  • 40世帯を訪問し、集金回収する時間が無い
  • 訪問しても不在がちな世帯がほとんどで回収が難しい
  • 現金でのやり取りや、管理に不安を覚える
  • 会計係りの仕事の負担が多いため、毎年担当決めでもめる

導入後:訪問の手間をかけずに40世帯からの自治会費回収が可能となり、専用アプリで入金確認・管理が誰でも簡単にできるようになりました。

昨今では、共働き世帯が非常に多く訪問時に不在のことがほとんどのため、何度も時間を見計らって訪問することになります。しかし、世帯によって活動する時間帯や曜日も異なるため、40世帯を訪問して自治会費を回収することは至難を極めます。毎年4月頃から、1年分の自治会費を全世帯分の回収が終わるまで、かなりの日数をかけて訪問回収しているとのことでしたので、当初は支払い回数を毎月払いに変更して口座振替サービスの導入を検討されていらっしゃいました。お客様のご要望は「とにかく訪問の手間をなくして早く集金を終わらせたい!!」とのことでしたので、「コンビニ収納サービス:短期3ヶ月コース」をご提案し、サービスをご導入いただきました。

年1回の集金ならホムコムネットの

「コンビニ収納サービス:短期利用コース」がオススメ!

ホムコムネットの収納代行サービスは、最短3ヶ月から最長6ヶ月の期間で短期利用が可能なので「集金回数は年1回だけ」という場合に、とてもオススメです! 請求と入金確認が終わった後は入金情報をダウンロードしてデータを保存できるので、利用期間が終了しても安心です。翌年以降に利用を再開する場合も、手続きは簡単。再開希望日の1ヶ月前にメール、またはお電話にてご連絡をいただくだけで、ご利用を再開いただけます。

今回はコンビニ収納サービスの短期利用コースをご導入いただいたことで、会計係りの方が各世帯を訪問する必要がなくなりました。その代りの作業は、コンビニ払込票を発行してエントランスロビーに設置してある郵便受けに投函するだけでOK! たった1日で請求作業を終えることが出来るようになりました。後は受け取られた各世帯の方のご都合に合わせて、お好きな時間、場所でお支払いをいただくだけで回収作業は終了です。数件ほど未入金世帯への督促作業が発生しましたが、専用アプリ「コンビニヘルパー」を使えばコンビニ払込票の再発行も簡単に行えます。

★ここがポイント

自治会や組合など、グループや団体でも申込みOK!
一世帯あたり500円程度※1の費用負担でご利用いただけるので、
マンションの管理費や自治会費などの回収にオススメ!!

※1:短期3ヶ月コースを40世帯でご利用いただいた場合の一世帯あたりの負担費用

4ヶ月近い日数をかけて各世帯を何度も訪問していた自治会費の回収も、今ではウソのように作業が楽になり、2週間もあれば全世帯の回収が出来るようになったそうです。これを機に、自治会費とは別に不定期で集金をしていた共用費積立金などにもコンビニ収納サービスを利用するようになり、3ヶ月という短期利用の期間をフル活用されているそうです。また、例年もめていた次年度の会計の担当者決めもなくなり、全ての問題が解決されたそうです!

関連:

ホムコムネットのコンビニ収納サービスについて

ホムコムネットの短期利用について


「もっと詳しく知りたい!」という方は、コチラを合わせてご覧ください!!

[ホムコムネット 公式ウェブサイト]

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