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ホムコムネット 集金代行サービス「お役立ちBLOG」

お得なキャンペーン情報や、集金・収納サービスのお役立ち情報をご紹介

業種別事例とお客様の声【弁護士・司法書士事務所での事例】

毎月定額の顧問料は口座振替サービスで。
スポット案件はコンビニ収納サービスで!
経理スタッフが少ないからこそ、
賢く収納代行サービスを使い分けています!

ホムコムネットの集金・収納代行サービスは、弁護士事務所や司法書士事務所、税理士事務所など、弁理士事務所と言われる「士業」を営む方々にも多くご利用いただいています。

今回は士業を営む方々が、顧問料やスポットで発生する契約書や文書作成における費用を
収納代行サービスを上手に賢く利用して、少ない経理スタッフで料金の回収業務を行っている事例をご紹介したいと思います!

ご相談を頂いたのは、設立1年目の弁護士事務所様。
経理スタッフが1名、弁護士の先生が5名という設立間もない個人事務所のお客様です。

お悩みその1

この弁護士事務所では、顧問弁護士として50社近くの企業と顧問契約を結んでいました。請求は、定額の顧問料を毎月顧問契約企業分の請求書を作成して発送。それに加え、企業ごとにスポットで発生する案件単位の費用請求を、やはり同じく都度請求書を作成して発送していたので、1名の経理スタッフがほぼ毎日のように請求書の作成と、その後の入金確認の作業に追われていました。特に月末になると請求業務が集中するため、経理スタッフ1名の負担が増え残業も多かったそうです。そこで、経理スタッフ増員の要望が出たのですが、まだ独立して間もない事務所だったため、増員するとなると約20万円近い人件費がかかることから、なんとか業務効率化の方法を考えて問題を解決したい、というお悩みをお持ちでした。

導入後:

定額の請求が毎月発生しているとのことでしたので、ホムコムネットより「口座振替サービス」をご提案し、サービスをご導入いただきました。導入時のみ、契約企業様に預金口座振替依頼書を記載していただくことになりましたが、契約企業様にとっても毎月の銀行振込の手間や振込手数料が無くなることをご説明すると、どの企業様からも支払方法の変更についてご快諾いただき、全ての契約企業様に対し口座振替サービスを利用することが出来るようになりました。

入金確認は最短1分に!

口座振替サービスを利用したことで、毎月50社近い顧問料の請求が簡略化され、月末の作業負担が大幅に減ったことで、スタッフ増員の必要がなくなり従来通り一人で対応できるようになりました。後日お話しをする機会があったので、具体的にどこが一番効率化されたのかをお伺いすると、以前は通帳と突合して1件ずつ確認を行っていた入金確認にかなり時間をさいていたそうですが、専用アプリ「口座振替ヘルパー」をご利用いただいたことで、『1分で確認』が出来るようになった、とのことした。今では慢性的に発生していた残業もなくなり、経理スタッフの方は定時に帰れるようになったそうです。

このように、ホムコムネットの口座振替サービスは、毎月決まった金額を定期的に請求するのに、とってもおすすめのサービスです!

お悩みその2

契約書の作成や、訴訟書類の作成など、スポットで発生する書類作成費や収入印紙代など、細々とした請求が月に100件以上発生。その都度請求書を作成し、支払期限がバラバラな入金確認をおこなうのが日常化していたのに加え、督促作業が発生した際は作業負担がさらに増加…。請求内容も支払期限も異なるスポットの請求業務をもっと楽にしたい、というお悩みも同時に抱えていらっしゃいました。

 

導入後:

請求のタイミングは不定期で、その請求内容も支払期限もまちまちとのことでしたので、スポットで発生する請求に対しては、「コンビニ収納サービス」をご提案しました。初めは、請求書の発行枚数も変わらないし、郵送の手間も減らないので業務効率化にならないのでは?と思われたそうですが、ホムコムネットから無償提供される専用アプリ「コンビニヘルパー」を利用することで、簡単に請求書を発行できる上、三つ折りにすると窓付き封筒に入れてそのまま郵送ができるので、宛名書きの手間がゼロに!! 請求書を送った後は、支払期限の管理と入金確認に追われていたそうですが、今では毎営業日に配信される入金データを専用アプリで受信するだけで入金の有無と支払期限の超過確認ができるので、驚くほど手間と時間を削減することが出来たそうです。また請求先の契約企業様にとっても、365日24時間、いつでもお近くのコンビニエンスストアで料金の支払いが出来ることはとても便利で喜ばれているそうです。

★ここがポイント

 両方のサービスを使い分けて、作業効率がさらにUP!!

毎月定額で発生する顧問料と、スポットで発生する書類作成費や収入印紙代請求など、
合わせると月に200件以上の請求業務が発生。これを一人の経理スタッフが処理するのは、かなり大変な作業量です。そんな時には請求内容の性質に合わせて、請求方法の見直しをしてみてください!

定額請求なら口座振替サービスがオススメ!
毎月請求する金額が決まっているならば、口座振替サービスがオススメです。請求情報のマスターデータを作成した後は、毎月のルーチンワークとしてデータの取込と送信をするだけで、口座振替の準備は完了です。毎月決まった営業日に自動的にお金が引き落とされるので、相手のお客様にとっても銀行振込の手間や振込手数料が不要になるので、お互いに大きなメリットが生まれます。

スポット発生の請求ならコンビニ収納サービスがオススメ!
また、書類作成費用や収入印紙代など、必要に応じて日々発生するスポットでの請求に対しては、コンビニ収納サービスがオススメです。専用アプリから、窓付き封筒に対応したコンビニ払込票を簡単に作成できるので、請求作業はとっても楽チン! さらに、支払期限が異なる請求がたくさん発生しても、専用アプリで入金確認もパパっとできるので、煩雑になりがちな入金管理を正確&スピーディーに行うことができます。

このように請求内容の性質に合った請求方法を選ぶことで、請求先、請求件数が100件、200件と増えていっても、スタッフの人数を増やすことなく請求業務を行うことができます。毎月の作業追われてスタッフの増員を検討される方は、是非一度「口座振替サービス」「コンビニ収納サービス」両方を上手に使いわけて、賢い業務効率化を目指してみませんか!?

関連:

ホムコムネットの口座振替サービスについて

ホムコムネットのコンビに収納サービスについて


「もっと詳しく知りたい!」という方は、コチラを合わせてご覧ください!!

[ホムコムネット 公式ウェブサイト]

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