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ホムコムネット 集金代行サービス「お役立ちBLOG」

お得なキャンペーン情報や、集金・収納サービスのお役立ち情報をご紹介

システム / IT系企業の収納代行導入事例

サーバー管理費や月次保守契約料など
システム / IT系企業特有の案件請求に
最適な集金・収納代行サービス

毎月の請求件数が多いほど、入金管理は時間がかかる。
入金有無の確認から
督促業務までをシームレスにサポート。

ホムコムネットが選ばれる理由の一つとして「150件未満の集金回収業務なら
業界他社と比較して低コストで導入いただける」ことが挙げられます。
例えば、月間の請求書発行枚数が100件の場合、その件数が多いか少ないかは業種や業態によりますが、単純にこれを作業に置き換えると、【請求書の作成】【請求書の送付】【入金確認・消込】がそれぞれ100件分発生します。また、これに加え未入金の相手に対しては督促業務も発生します。
今回は、ホムコムネットの集金・収納サービスを利用して請求書発行から入金管理までを一本化した場合に「経理スタッフの労働コストを、どの程度削減できるのか?」の疑問にお答えする実例をご紹介します。

経理はひとり。業務にかける時間はとにかく軽減したい!!

ご相談を頂いたのは、都内のシステム系企業(以下C社)様。
C社の業務内容は、WEBベースのシステム開発からWEBサイト構築、そして長期契約のサーバー管理やサーバー保守など。月間の請求書発行枚数は100件を上り、その内約40-50件程度が毎月固定の金額で請求する「サーバー管理費」「WEBサイト更新・保守メンテナンス費」で、残りが案件ごとに発生する「製作費・作業費」などです。

これらの請求作業に対して、経理スタッフは1名。毎月100件を超える請求業務に対して、請求・回収業務をすべて担当していました。請求書発行は、社内の会計ソフトからオートマチックに発行できるものの、銀行に振り込まれた各社からの入金確認については全て手作業。しかも、振り込まれる口座はお客様の利便性を上げるためにと用意した都市銀行3行。どの企業からどの口座に振り込まれるのかはある程度把握はしているものの、3行分の通帳と請求データを照らし合わす作業は、かなりの重労働でした。この時、経理スタッフが残業として要した作業時間は一日あたり5時間、これが毎月月末月初に4日間で合計20時間もかかっていました。
決算期や繁忙期になれば、さらに追加業務が発生するため残業時間は増える一方です。そんな時、経理スタッフが産休に入ることが決まったことをきっかけに、経理スタッフを増員するか悩んでいるところ、ホムコムネットにご相談をいただきました。

「口座振替サービス」で入金消込を一括処理!! 入金確認の手間を無くして残業ゼロを目指す!

請求書との照らし合わせ作業が、C社の経理スタッフにのしかかる最大の課題点でした。
ホムコムネットでは、2つのポイントを踏まえ「口座振替サービス」の導入をご提案しました。

  1. 入金確認・消込作業の軽減
  2. お客様の支払い業務の利便性を損なわない

まず第一の目標として、かなりの手間と時間を要する「入金確認・消込作業」を簡便化すること。一方でサービスの質を下げてはならないので、お客様が費用を支払う際の利便性を下げないことが条件となっていました。解決方法として、スタッフの数を増やすのも手ではありますが、それでは人件費が増えるのでデメリットが発生します。そんな時、すべての問題を同時に解消してくれるのがホムコムネットの「口座振替サービス」です。

では、具体的にどのような点が問題解決につながるのかをご説明します。

○専用アプリで入金消込を一括処理!

専用アプリ「口座振替ヘルパー」をご利用いただくことで、請求データ作成~口座振替通知書(請求書)の発行はもちろんのこと、入金確認と合わせて入金消込も一括で処理することができます。通帳と請求データを見比べながら、1件ずつ入金確認と消込作業を行う必要が一切なくなります! 口座振替サービスを導入後は、始めの月こそ多少作業の流れを理解するのに手間どることもあったそうですが、以降は今までの残業が嘘のように、繁忙期や決算期の影響を受けることなく毎月営業時間内に作業を終えることが出来るようになったそうです!

○口座振替のメリットは支払う側にも!

口座振替サービスのメリットは、もちろん利用する側に多くありますが、実は支払う企業側にも十分にあります。第一に期日を気にして振り込む手間もなくなる上に、送金間違いなどのミスは絶対に発生しません。また、振込手数料についてもこんなメリットが。振込手数料の負担については各社取り決めがありますが、自社負担だった場合は振込手数料が無くなるので、今まで支払ってきた振込手数料がそのまま費用削減になります。もし仮に、口座振替の振替手数料を代わりに負担することになったとしても、一般的な振込手数料600円に対して振替手数料は150円なので、どちらにしても費用削減につながります。

結果として、C社は口座振替サービスを導入したことで業務効率化に成功し、人員補充をすることなく問題を解決することが出来ました。また、専用アプリの操作方法や機能はとってもシンプルなので、産休・育休中に経理スタッフの代理で入職されることになった派遣スタッフへの引継作業もスムーズに進み、余裕を持った引継スケジュールを組むことができたそうです。そのおかげか、予定日ぴったりに元気な女の子が生まれたそうです!

集金代行や収納サービスは「B to Bには向かないのでは?」とお考えの方も多くいらっしゃるかと思います。 しかし、経理スタッフが入金消込作業に課題を抱えているケースが少なくありません。そんな時に、ホムコムネットの集金・収納代行サービスはその課題をクリアする手段としてとても有効的であり、多くのシステム系企業様にご利用頂いています。

もし、同じ様な課題を抱えていらっしゃるならば、ぜひ一度ホムコムネットまでご相談ください! 担当のオペレーターが抱えている課題をヒアリングさせていただき、お客様に最適な集金・収納代行サービスのプランをご提案いたします。

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