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ホムコムネット 集金代行サービス「お役立ちBLOG」

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イベント開催者の強い味方!ホムコムネットのコンビニ収納サービス

イベント主催者の強い味方!
コンビニ収納サービスなら
安心安全にイベント参加費を回収できます!

今回は、ホムコムネットのコンビニ収納サービスを利用してイベントの参加費を上手に回収している事例をご紹介します。
イベント主催者の方は、法人個人問わず必見です!!

個人単位・サークル単位でのイベント

同人誌の即売会から、フリーマーケット、そしてスポーツサークルなど、個人の有志が集まってイベントに参加する際、多くの場合がそのイベント参加費や出店料などという名目で参加者たち代金を請求します。

その集金手段としてホムコムネットの「コンビニ収納サービス」をご利用いただくことがあるのですが、その最大の理由は「当日の集金は困難」だということがあげられます。小さいイベントから大きいイベントまで、規模は違えど当日は催し事の準備や運営がメインとなるため、事前事後での集金はかなり困難を極めます。

また、人が多く集まる現場で現金のやり取りをすることは集金する主催者側の手間はもちろんのこと、同時にリスクを生むことにもつながります。万が一にでも、現金にまつわるトラブルが発生した場合は、最悪次回以降のイベント開催が取りやめになってしまうことも考えられます。そのため、多くのイベント主催者は事前に費用請求を行うわけですが、ここでもひとつ問題があります。

代金回収を済ませても、当日の受付業務はバタバタ!

当日の混乱を避けるため、事前に費用請求をして代金を回収した場合、主催者側が行う作業は次の3つ。

1:参加者(個人・サークル)に対する費用請求

2:入金確認&入金督促

3:当日の参加受付

[1]の費用請求についてはいくつか方法がありますが、銀行振込にした場合は参加が個人ではなく複数名いるサークル相手だと、どのサークルからの入金なのかを特定するのにかなりの手間と時間を要します。また、入金確認が容易でないということは未入金管理も煩雑になり、督促作業にも支障が出てきてしまいます。

そして、なんとか参加者全員から入金の確認がとれたあとは、イベント当日に参加者の受付作業が残っています。イベントによっては、参加者がサービスを提供する立場でイベントに携わり、一般来場者を呼び込む内容のものもあります。そうなれば、イベント主催者側では参加者のほかに一般来場者の入場整理をする必要もあり、受付業務は出来るだけ短時間でスマートに捌かなくてはなりません。ただ、大抵の場合がスタッフの数が十分にあてがわれず受付窓口は大行列に…なんて光景をよく見かけます。

そんな状況をすべて解消する方法として、コンビニ収納サービスの活用が今ひそかにイベント業界内のクチコミで広まりつつあります。

コンビニ払込票の半券が入場チケット代わりに!

コンビニ収納サービスの活用方法として、代金を支払った後にレジで返却される半券(領収書兼お客様控え)を入場チケット代わりに利用する、という使い方があります。つまりどういう事かというと、代金の回収目的に発行したコンビニ払込票を使って、そのままイベントの参加受付の作業が出来てしまう、という事です!

チケットを持参していることは、「参加登録していること」と「入金済みであること」の証であり、また半券に記載された請求書番号で簡単に参加者名簿との照合が出来るので、コンビニ払いの特徴を生かしたとても画期的な利用方法といえるでしょう。

この他にも、ホムコムネットのコンビニ収納サービスの場合、専用のアプリをお使いいただくことで請求書(コンビニ払込票)の発行が簡単に行えるのはもちろんのこと、それに加え入金管理の機能がついているので、入金状況の確認もとっても楽に行うことができます。また、未入金の人だけを選んで参照することも可能なので、督促作業もスムーズに。

これにより、請求業務のみならず、一元的に入金管理から当日の受付までを必要最低限の手間と時間で処理することができることになったおかげで、主催者側は少人数のスタッフで本来の会場整備や参加者フォローが出来るようになりました。スタッフの人件費もさることながら、今まで行き届かなかったフォローが出来るようになったこともあり、たびたび発生していた参加者同士のトラブルが減少し、イベント会場との交渉も円滑に進められるようになった、などの嬉しい効果も生まれたそうです。

このように、イベントにかかわらずセミナーや試験会場などでも使えるコンビニ収納サービスの活用術。是非一度、あなたか主催している催事でもお試しください!!

関連:

ホムコムネットのコンビに収納サービスについて


「もっと詳しく知りたい!」という方は、コチラを合わせてご覧ください!!

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